Animer un groupe de travail avec les TIC
Durée estimée : 6h
Dans ce cours, sont présentés différentes méthodes et outils pour structurer, organiser et animer un groupe de travail : la Matrice Sagace permet d'exploiter la systémique pour une structuration cohérente d'un projet, les fiches "Démocratie participative" du Réseau Ecole et Nature permettent d'animer une réunion en garantissant une expression démocratique des acteurs, les fiches exemples vous montreront comment utiliser des outils coopératifs dans le fonctionnement d'une équipe de travail et illustreront l'utilisation de la Matrice Sagace.
Objectifs pédagogiques :
- animer un groupe de travail avec les TIC
- structurer un projet, une structure
Success Story
L'association outils-Réseaux
Créé en 2008, pour porter le projet du même nom.Site Internet : http://www.outils-reseaux.org
Fiches expériences
Cours
Préparer et animer une réunion décisionnelle en démocratie participative
- Objectif pédagogique : apporter des outils à ceux qui organisent des réunions pour qu'elles soient les plus participatives et démocratiques possibles, tout en y ajoutant rigueur et efficacité.
- Résumé : Elles ont été élaborées à partir de l'expérience de différents acteurs du réseau Ecole et nature et des réseaux territoriaux d'éducation à l'environnement. Elles s'adressent en priorité à des professionnels de l'animation, mais peuvent aussi être utilisées par tout autre organisateur de réunion.
- Liens vers la ressource :
Activités
Pour un groupe de travail donné, lister les outils de communication et d'échanges mis en place :- qu'est-ce qui pourrait être amélioré ?
- qu'est-ce qui manque ?
- qu'est-ce qui ne fonctionne pas ?
Outils
Voici quelques outils utiles à l'organisation d'un groupe de travail : agenda, partage de documents, partage de liens et outils de communication synchrones :Sunbird
Description : un système de gestion de calendrier à installer sur son ordinateur qui permet d'actualiser différents agendas distants. On peut lui préférer l'extension "Lightning" du logiciel de messagerie thunderbird qui permet de rassembler ses différents outils d'organisation.Avantages : simple d'utilisation. Très utile dans une équipe (chacun a son calendrier. On affiche les calendrier de tous).
Inconvénients : pour rendre cet outil réellement collaboratif, il faut lui associer un agenda en ligne, distant (par exemple Google calendar ou PhpIcalendar). Il faut donc 2 outils.
Documentation
Téléchargement
Php I-Calendar
Description :logiciel libre qui permet d'afficher un calendrier en ligne sur Internet. Visualisation par jour, semaine, mois ou année. Pour y intégrer des événements, il faut se doter d'un second système (par exemple sunbird).Avantages : c'est un logiciel libre : on est autonome.
Inconvénients : on ne peut que le visualiser en ligne. Pour le modifier, il faut un autre logiciel (par exemple sunbird). Un peu complexe à installer, configurer. Il faut avoir un hébergement et une base de données Mysql.
Exemples :
- Calendrier d'une formation à distance "Monter un projet collaboratif" (Outils-Réseaux
- Calendrier des cours et test de code pour préparer le permis de conduire (URHAJ)
Espace test
Documentation
Téléchargement
D-manager
Description : Logiciel libre qui permet de créer un espace partagé pour stocker tous types de documents. Simple d'usage.Avantages : permet de stocker, organiser des ressources. On est chez soi, sur son propre serveur. L'habillage est personnalisable par CSS.
Inconvénients : par défaut, l'identification est nécessaire, pas de synchronisation. Il faut s'y connaître un peu pour installer-configurer.
Exemples :
- porte-document dans l'intranet Kaleïdos.coop
- Porte-documents des Lieux d'Accès Multimédias de l'Hérault
Tester D-manager :
Espace de test
(login : admin ; mot de passe : mot2passe )
Documentation :
Téléchargement : sur le site officiel
Dropbox
Description : Dropbox est un service de sauvegarde et synchronisation de données, ultra simple, fonctionnant sur tous les ordinateurs (Mac Os X, Windows, et Linux). On peut s'inscrire gratuitement pour ouvrir un compte limité à 2 Go de données ou choisir l'option payante de 50 Go pour 90 euros par an. On télécharge un programme qui n'occupera qu'une discrète place dans la barre des taches. On lui précise un dossier sur notre ordinateur qui sera sauvegardé et synchronisé sur Internet. On s'identifie et c'est opérationnel : maintenant tout type de fichier copié ou sauvegardé dans votre répertoire de Dropbox sera envoyé instantanément sur Internet, de manière sécurisée.Avantages : permet le partage et la synchronisation de fichiers : indispensable dans un groupe de travail !
Inconvénients : la version gratuite est limitée en matière de possibilité de stockage à 2 Go, on ne peut pas partager plusieurs dossiers avec plusieurs groupe (ou alors il faut se déconnecter de l'un pour se connecter à l'autre).
Espace de test : Site officiel
Documentation
Delicious
Description : 1- Delicious est un service en ligne de Bookmarking social qui permet de partager ses favoris ou marques-pages. 2- Il est possible d'utiliser Delicious comme moteur de recherche social (il s'agit alors d'informations sauvegardées par d'autres personnes ayant un compte). 3- Delicious permet de récupérer des flux RSS par mots clés ou par utilisateur. La prise en main n'est pas aisée, elle demande d'avoir assimilé la notion de "Flux RSS", mais les potentialités sont très puissantes !Avantages : Une extension à Firefox ou à Internet Explorer permet de taguer les sites en 2 clics sans quitter la page de consultation. Mettre à disposition des flux internet d'actualité, dans le cadre d'une veille.
Inconvénients : c'est un service gratuit (et non un logiciel libre), il faut se créer un compte Yahoo, l'interface est en anglais. Le service appartenait à Yahoo mais depuis sa vente à la société AVOS en 2011, de nombreuses fonctionnalités ont disparus.
Exemples :
Espace de test : Site officiel
Documentation
Skype
Description : Skype est un outil de communication synchrone, qui associe un chat (messagerie instantanée) à un système de téléphonie et visio-conférence par IP.Téléphonie dite VOIP (Voice Over Internet Protocol) : « le principe de la voix sur IP est de faire circuler sur Internet, grâce au protocole IP, des paquets de données correspondant à des échantillons de voix numérisée » où « il reste ensuite à acheminer ces paquets dans le bon ordre et dans un délai raisonnable pour la voix » afin que celle-ci « soit correctement restituée » - Journal du Net (mars 2006).
Avantages : avec une interface ergonomique et une simplicité d'utilisation, Skype permet la communication synchrone avec différents outils (audio, vidéo, chat), possibilité de conversation en groupe.
Inconvénients : ce n'est pas un logiciel libre, il n'est pas interopérable ni multi-protocole
Installation : rendez-vous sur le site skype en suivant le lien de téléchargement ci-après. Il doit reconnaitre le type de système d'exploitation que vous utilisez (Windows, Mac, Linux) automatiquement. Pour utiliser le service vous devez vous créer un compte à partir du site skype.
Documentation "Utilisateur" : tutoriel sur le site Yanpy
Téléchargement : site officiel de Skype
Pidgin (ex-GAIM)
Description : Pidgin est un logiciel de messagerie instantanée, qui a la particularité d’être multi-protocoles : Jabber, IRC ou ICQ, MSN, AIM, Yahoo, etc...Avantages : le fait qu'il soit multi-protocoles permet de réunir tous ses contacts dans un seul outil. Simple d'utilisation et d'installation.
Inconvénients : il ne fait que messagerie instantanée (chat), pas de communication audio ou vidéo. Il n'est pas compatible avec Skype (en fait c'est plutôt l'inverse : Skype n'est compatible qu'avec lui-même !).
Documentation
Flashmeeting
Description : Flashmeeting, développé par l'Open University, est un service en ligne qui permet d'organiser une réunion en visio-conférence.Avantages : On visualise les différentes personnes présentes en réunions. Il y a une procédure qui permet de gérer les prises de paroles. Flashmeeting enregistre la visio-conférence et on peut la rejouer. De nombreux outils sont associés (chat et possibilité d'envoyer des documents), utiles en cas de défaillance matérielle (problèmes de son, par exemple).
Inconvénients : Pour créer une conférence, il faut ouvrir un compte auprès de l'Open University et l'interface est en anglais, il faut réserver un espace de visio-conférence avant la réunion.La procédure de prise de parole fige un peu la discussion. Ne fonctionne pas toujours sous Linux.
Exemples :
Espace de test
Documentation
Cours annexe
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Cours sur la Matrice Sagace
- Objectif pédagogique : structurer une organisation avec la méthode SAGACE
- Résumé : finalisation du système, missions, objectifs, organisation et pilotage de l’activité du fonctionnement et de la stratégie
- Contenus :
- Contenus détaillés
Exemples sur la matrice SAGACE
COOPERE 34
Réseau d'éducation à l'environnement de l'Hérault.Site Internet : http://www.coopere34.org
Fiches expériences
Encore Tela ! Mais regardez cette fois-ci l'étude de cas d'analyse systémique du Réseau :
Le réseau Tela Botanica
Créé en 1999, il regroupe les botanistes francophones.Site Internet : http://www.tela-botanica.org
Fiches expériences
Autres ressources