Configurer sa messagerie pour coopérer


Ce module décrit l'installation, la configuration et l'utilisation d'un logiciel de messagerie, Thunderbird, pour organiser la communication (asynchrone) au sein d'un groupe de travail, d'une structure ou d'un réseau etc.

Après une description des compétences de base à acquérir pour installer et configurer ce logiciel, l'accent sera mis sur l'utilisation de liste de discussion, outil encore souvent indispensable à la communication à distance dans un contexte coopératif.

Obtenir Thunderbird


Télécharger thunderbird :

  • Ou en tapant "Thunderbird" dans votre moteur de recherche favori.

Présentation du logiciel de messagerie Thunderbird


logo

Un logiciel libre et gratuit de courrier électronique, fonctionnant sous Windows, Mac OS X et Linux, pour :
  • Communiquer : envoyer et recevoir des messages électroniques.
  • Classer et trier son courrier
  • Éliminer automatiquement le courrier indésirable
  • et plein d'autres choses encore !
Facile à utiliser, personnalisable, complet et performant, libre et gratuit !

Installer Thunderbird


Windows
Assurez-vous d'être sur un compte utilisateur ayant les droits d'administrateur, puis double-cliquez sur le fichier exécutable de Thunderbird nommé Thunderbird Setup 2.exe. Après quelques secondes, la fenêtre de bienvenue s'affiche.

Mac
Double-cliquez sur l'archive compressée (fichier Thunderbird 2.0.dmg). Une fenêtre contenant la licence s'affiche : cliquez sur le bouton Accept.

Importation du courrier d'un compte existant

A l'issue de l'installation de Thunderbird, l'assistant d'importation apparaît automatiquement pour vous permettre de récupérer des messages d'un précédent logiciel tel Outlook Express.

Configuration d'un compte

Il faudra sur cette étape , récupérer les paramètres communiqués par votre service de gestion de courriels concernant le mot de passe, l'adresses des serveurs etc.
Il vous seras demandé de faire un choix : POP ou IMAP, Quesaco ?
Il s'agit de protocoles. Ils vous est demandé celui que vous voulez choisir lors de la configuration d'un logiciel de messagerie
Concrètement
  • POP : les courriels sont rapatriés depuis le serveur ou ils se trouvent
  • IMAP (recommandé) : les courriels restent sur le serveur et sont donc accessibles depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet

Classer son courrier électronique

Si vous recevez de nombreux messages provenant d'un correspondant, d'une liste de discussion, rangez-les automatiquement dans un dossier que vous allez créer et qui portera son nom. La démarche à suivre :

  • créer un nouveau dossier au nom de l'expéditeur, ou du destinataire si c'est une liste, du projet...
  • se rendre dans Outils > Filtres de messages
  • créer un filtre à partir de l'adresse de l'expéditeur, ou du destinataire si c'est une liste. Puis indiquer le nom du dossier cible précédemment crée

Astuces

Pour retrouver des courriels dans Thunderbird :
  • penser à utiliser les outils de "recherches" (avec des filtres) présents dans le logiciel
  • penser à utiliser le système de drapeau qui permet de mettre des courriels en exergue

La netiquette

Point de communication sans règles de savoir vivre... Ce point est crucial concernant l'usage du courriel sur les listes de discussions ! L'animateur est en charge de rappeler à l'ordre dans le cas ou les échanges tournent au vinaigre... Le courriel est outil extrêmement pratique mais il peut aussi détruire toute dynamique si il est mal utilisé !
Nétiquette :

En bonus... La lecture de flux RSS


Il est vital pour un animateur, de suivre les modifications liées à un projet, ou simplement connaître les nouveautés concernant un sujet donné. Thunderbird permet de s'abonner à un flux RSS (découvrir les flux RSS) de manière très simple.


Créer une liste de diffusion à partir d'un carnet d'adresse


Dans Thunderbird, une liste de diffusion est un groupe d'adresses électroniques (provenant du carnet d'adresses) auxquelles on envoie, en une seule action, le même message.

Si vous envoyez souvent des messages aux mêmes destinataires, il sera préférable d'opter pour la création et l'utilisation d'une liste de diffusion qui vous évitera d'écrire ou de sélectionner à chaque fois les adresses de chaque destinataire.

  • Cliquez sur le bouton Adresses de la barre d'outils.
  • Dans la fenêtre intitulée Carnet d'adresses, cliquez sur le bouton Nouvelle liste
  • Pour remplir la liste de diffusion, il existe deux méthodes : soit on saisit successivement chacune des adresses, soit on fait un glisser-déposer de plusieurs adresses sélectionnées.

Pour aller plus loin



Listes de discussion et listes de diffusion


Une liste de discussion ou liste de diffusion est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet le publipostage d'informations aux utilisateurs qui y sont inscrits.

  • Liste de discussion : liste d'échange, par courrier électronique, sur un sujet thématique, de n vers n
    • l'inscription à la liste peut être libre ou soumise à approbation ;
    • l'envoi de messages peut être ouvert à tous ou restreint aux abonnés ;
    • la liste peut être modérée, certains messages n'étant relayés qu'après validation.
  • liste de diffusion : liste en lecture seule, par courrier électronique, de type lettre information, de un vers n
    • l'inscription à la liste peut être libre ou soumise à approbation

Un forum Web est une liste de discussion "en ligne".

Créer une liste de discussion ou de diffusion en utilisant un service en ligne


Si votre hébergeur de site web ne vous propose pas le service de création de listes, vous pouvez vous rabattre sur les services gratuits suivants

Services d'hébergement de liste :

S'abonner ou se désabonner à une liste de diffusion ou de discussion

Les modalités pour s'inscrire, se dé-s’inscrire, inscrire des courriels par lot dépend de l'outil utilisé. Les éléments suivants sont donnés à titre indicatif.
S'abonner
En remplissant un formulaire d'inscription en ligne :
Exemple de formulaires d'inscription à des listes de diffusion :

  • en répondant à une invitation
  • en envoyant un message d'enregistrement au robot gérant la liste
    • ex : stagiaires_outils-subscribe@outils-reseaux.org

Se désabonner
  • souvent en cliquant sur un lien dans les messages de la liste. Ex : stagiaires_outils-unsubscribe@outils-reseaux.org

Utiliser une liste de discussion

En terme d'usage, l'utilisation est très simple il suffit d'envoyer un message à nom-de-la-liste@domaine-de-la-liste.fr
Tous les inscrits à la liste reçoivent le message et peuvent y répondre.
Voici quelques règles importantes pour une bonne utilisation de listes.

Écrivez un objet de message clair
  • ex: Festival des marmottes - demande d'aide pour les tables et les chaises

Si vous répondez à la liste, concentrez-vous sur le sujet et répondez après la partie du message concerné. Puis identifiez-vous
Exemple :

| Qui peut s'occuper de récupérer les tables et chaises pour le festival ? (<= La citation)
Moi, je peux m'en charger (<= La réponse, à suivre)
Pierre-Yves (<= Le rappel de qui s'exprime)

Si vous répondez soyez sûr que tout le monde est concerné. Si ce n'est pas le cas, envoyez votre message directement à la bonne personne
  • évitez d'envoyer un message pour uniquement "remercier Didier" à 20 personnes (ou plus) sur une liste...
Prenez le temps de répondre....
  • répondre de manière épidermique par courriel peut-être source de conflits (qui n'a jamais vécu la chose ?...). Et sur une liste de discussion cela peut s'avérer destructeur pour le groupe...
Évitez l'usage des majuscules
  • utiliser les majuscules est souvent assimilé au fait de CRIER ! Bonjour l'ambiance...
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